Termin "wydajność pracy" może mieć kilka definicji ale w sposób skrótowy i przystępny można określić ją jako ilość produktów wytworzonych lub wykonanych usług przez jednego pracownika w przyjętej jednostce czasu.
Wydajność zatem będzie określała czy nasz pracownik jest skuteczny, a więc czy efekty jego pracy są dla pracodawcy zadowalające i przynoszą firmie oczekiwane zyski.
Czy wydajność pracy należy mierzyć? A jeśli tak - to w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi? Jakie są czynniki, które sprawiają, że może ona spaść? Co zrobić, kiedy okaże się, że pracownicy nie są wystarczająco wydajni - czy poziom tego wskaźnika można podnieść? Jak to zrobić i od czego zacząć? Oto krótki poradnik na temat wydajności pracy.
Jakie czynniki wpływają na wydajność pracy? Definicję wydajność pracy już znamy - pamiętajmy, że to nie to samo co produktywność czy efektywność. Czynników, które mogą na ten wskaźnik wpłynąć pozytywnie, powodując jego wzrost, lub negatywnie, wywołując jego spadek, jest bardzo wiele . Wynikają one nie tylko z wewnętrznej potrzeby rozwoju zawodowego pracowników, ale także z przyczyn tak, wydawałoby się, prozaicznych jak na przykład atmosfera w pracy , system benefitów pozapłacowych czy wreszcie - to już oczywiste - poziomu przeszkolenia i dostępności potrzebnych do pracy materiałów i narzędzi.
Wśród czynników wpływających na poziom wydajności pracy wymienić więc trzeba następujące:
kapitał ludzki - doświadczenie zawodowe i kwalifikacje pracowników, ich zaangażowanie i umiejętności interpersonalne; szeroko pojęte warunki pracy i zaplecze techniczne - stan maszyn, urządzeń, oprogramowania używanych w firmie, ich efektywność i niezawodność;organizacja pracy - to pojęcie również dość obszerne i zawierające w sobie takie aspekty jak system zarządzania zespołem i jego pracą oraz więzi łączące pracowników różnych szczebli; system płac, premii i benefitów pozapłacowych.Jeśli oczekujemy wzrostu wydajności pracy, wszystkie te elementy muszą być dopracowane.
W jakim celu i jak należy mierzyć wydajność pracy? Wyższa wydajność pracy wprost przekłada się na wyższą konkurencyjność firmy na rynku. Badając ją możemy dość precyzyjnie określić w jakiej kondycji jest przedsiębiorstwo . W końcu możemy również aktywnie wpływać na wzrost wydajności, jeśli okaże się, że nie jest ona zadowalająca.
Wydajność, rozumiana jako stosunek ilości wytworzonego dobra do ilości czasu potrzebnego na jego wytworzenie, pozwala nam w końcu określić, który z pracowników jest bardziej, a który mniej, wydajny. Czy ma to jakiekolwiek znaczenie dla dobrze prosperującego przedsiębiorstwa? Oczywiście, że tak, może nam bowiem pomóc odkryć pewne problemy w organizacji pracy, niedostateczne przeszkolenie części pracowników czy wreszcie brak motywacji w zespole.
Wskaźnik wydajności pracy oblicza się bardzo łatwo, według wzoru:
ilość (wytworzonego dobra)/czas (potrzebny na jego wytworzenie).
Jak wpływać na wzrost wydajności pracy? Czy da się zwiększyć wydajność pracy zatrudnionych osób? Naturalnie, że tak. Istnieją generalnie dwie drogi do osiągnięcia tego założenia i podniesienia zysków firmy :
zwiększenie nakładów na inwestycje w infrastrukturę przedsiębiorstwa oraz w kapitał ludzki, motywowanie pracowników. Inwestycje i ich wpływ na wzrost wydajności Do poprawy wskaźnika wydajności pracy i podniesienia produkcji w znacznej mierze przyczynią się inwestycje w nowe technologie oraz w kapitał ludzki. Najprościej mówiąc - zakup nowoczesnego, bardziej wydajnego i prostszego w obsłudze sprzętu .
Jeśli na przykład przedsiębiorstwo świadczy usługi wykończeniowe, a znaczną część pracy pracownicy wykonują ręcznie, to zakup maszyn i urządzeń, które odciążą ich, będzie jak najbardziej zasadny.
Załóżmy, że jeden pracownik jest w stanie w ciągu godziny nałożyć 10 metrów kwadratowych tynku. Jeśli firma zainwestuje w zakup agregatu tynkarskiego, to ten sam pracownik w ciągu godziny otynkuje powierzchnię 30 metrów kwadratowych, a więc jego wydajność zwiększy się trzykrotnie . Taka inwestycja jest więc bardzo uzasadniona i wprost przełoży się na większą produktywność i wzrost efektywności, a więc wyższe zyski przedsiębiorstwa.
Inwestycje w kapitał ludzki to przede wszystkim szkolenia i kursy, o których często pracodawcy zapominają, a które zapewniają bardzo szerokie możliwości rozwoju pracowników i firmy. Doskonale wyszkolony pracownik wykonuje swoją pracę szybko i skutecznie , niezależnie od tego, czy jest odpowiedzialny za telefoniczną sprzedaż usług lub produktów, pakowanie czy projektowanie oprogramowania. Jeśli ma wiedzę i umiejętności - sprawdza się w swojej pracy. Chyba, że brak mu motywacji.
Motywowanie pracowników Pracownicy zawsze będą najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na wielkość produkcji dóbr i ich jakość. Możesz dysponować najbardziej nowoczesnymi maszynami i technologiami, ale jeśli osoby pracujące dla Ciebie nie mają motywacji - nie ma możliwości aby zwiększyć ich wydajność . Jak motywować pracowników, to zależy oczywiście od wielu czynników, ale istnieje kilka skutecznych sposobów:
pochwała za dobrze wykonaną pracę - zawsze jest mile widziana, ale powinna być tylko jednym z wielu elementów systemu nagradzania;premie - badania dowodzą, że nagrody czy wyróżnienia finansowe, dobrze motywują do jeszcze lepszego niż dotychczas wykonywania obowiązków służbowych. Dzięki nim pracownik czuje się wyróżniony i odnosi wymierne korzyści, a więc jego motywacja pozostaje na wysokim poziomie. Pamiętaj, że system premiowania powinien być bardzo precyzyjnie określony;możliwość awansu jest bardzo silnym motywatorem dla osób ambitnych, zorientowanych na wyniki i sukces. A jednak nie każdego pracownika skusi, nie może więc być nigdy jedynym sposobem na motywację;system benefitów pozapłacowych - to dość trudny temat, bowiem dla każdego pracownika źródłem motywacji będą inne czynniki. Dla jednego będzie to karta sportowa, dla drugiego - dofinansowanie do urlopu czy prywatna opieka medyczna. System benefitów powinien więc zadowalać wszystkie grupy zatrudnionych osób i zostać opracowany na podstawie na przykład ankiet przeprowadzonych na wszystkich pracownikach. Oczywiście warto zaoferować benefity uniwersalne - jednym z nich są ciepłe, codzienne posiłki w pracy.Od stałego wzrostu wydajności pracy, czyli wysokości produkcji określonych dóbr w jednostce czasu, zależy pozycja firmy na rynku, jej konkurencyjność i sukces. Oznacza to, że każda inwestycja prowadząca do podniesienia tego wskaźnika, ma sens, jeśli tylko zostanie starannie przemyślana i wdrożona.
