Dowiedz się, czy Twojej firmie też przysługuje zwolnienie ze składek ZUS od wartości posiłków dla pracowników. Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że pracodawca może zaoszczędzić, oferując pracownikom dofinansowanie do posiłków.
Taką możliwość stwarza właśnie ulga ZUS na jedzenie w pracy. Okazuje się, że współfinansowane przez pracodawcę posiłki pracownicze mogą zostać zwolnione ze składek ZUS . W tym artykule wyjaśniamy m.in., w jakich przypadkach firma ma możliwość uzyskania takiej ulgi i jakie warunki należy spełnić, aby z niej skorzystać.
Benefit żywieniowy - dofinansowanie do obiadu Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1998 roku dotyczącym ustalania wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe “podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: [...] wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia” (1). Aby skorzystać z ulgi, należy spełnić dwa następujące warunki:
wysokość dofinansowania do posiłków nie może przekroczyć 450 złotych miesięcznie na pracownika , pracownicy nie mają prawa do ekwiwalentu z tytułu dofinansowania. Oznacza to, że od dofinansowanie do posiłków niższego niż 450 zł na miesiąc (dla jednego pracownika) nie trzeba odprowadzać składek ZUS . Tutaj nie ma ograniczeń co do formy zapewnianych posiłków. Mogą to być zarówno dowolne potrawy przygotowywane w kantynie na terenie firmy, jak i dania opłacane za pomocą kart lunchowych lub posiłki zamawiane na dowóz bezpośrednio do miejsca pracy, np. ze SmartLunch. Dzięki temu pracodawca może zaoferować pracownikom atrakcyjny benefit w postaci smacznego posiłku i jednocześnie zaoszczędzić .
Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: […] wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Bony dla pracowników - czy zawsze zwolnione z ZUS? Problematyczna może okazać się sytuacja, w której pracodawca będzie chciał zaoferować posiłki w formie bonów żywieniowych. Aby wartość bonów nie stanowiła podstawy do składek, bony te muszą być realizowane jedynie w punktach i lokalach gastronomicznych lub w firmowej kantynie . Według opinii Sądu Najwyższego bony, które uprawniają pracowników do zakupu artykułów spożywczych, mogą być realizowane na terenie placówek handlowych. W świetle przepisów są one bonami towarowymi - a te nie są objęte ulgą ZUS na jedzenie(2), ponieważ pracownik może za nie kupić dowolne artykuły, które niekoniecznie wykorzysta jako posiłek w pracy. Warto o tym pamiętać, by uniknąć nieprawidłowego odliczenia ulgi i nie narazić się na konieczność spłacania odsetek za zaległe składki . Wyjątek stanowi sytuacja, gdy bony towarowe dla pracowników w całości finansowane są ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych . Wówczas są one objęte ulgą ZUS. Muszą być jednak rozliczane zgodnie z regulaminem ZFŚS i powinny być przyznawane wedle kryterium socjalnego obejmującego m. in. sytuację życiową i materialną zatrudnionych osób(3).
Posiłki regeneracyjne - ulga ZUS a obowiązek pracodawcy Ze składek ZUS są również zwolnione te świadczenia dla pracowników, które wynikają z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub tych wydanych przez Radę Ministrów. Jak głosi Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, pracodawca zobowiązany jest zapewnić darmowe posiłki regeneracyjne pracownikom wykonującym prace obciążone dużym wysiłkiem fizycznym (czyli takim, który powoduje wydatek energetyczny przekraczający 2000 kcal u mężczyzn i 1100 u kobiet). Posiłki regeneracyjne przysługują również osobom pracującym w trudnych warunkach - pod ziemią, podczas pracy na zewnątrz, w temperaturze niższej niż 10°C lub takiej, przy której wskaźnik obciążenia energetycznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C(4). Pamiętajmy, że posiłki profilaktyczne muszą być przygotowane z odpowiednio dobranych składników, by pokrywały zapotrzebowanie na określoną ilość energii oraz substancji odżywczych - ok. 1000 kcal. Prawidłowo skomponowany posiłek regeneracyjny powinien zawierać:
50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek. Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki wydawane ze względów profilaktycznych.
Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów
Darmowe posiłki wydawane w kantynie Może również zdarzyć się tak, że pracodawca zapewnia benefity dla pracowników w formie nieodpłatnych posiłków w zakładowej kantynie . Jeśli część pracowników otrzymuje posiłki profilaktyczne, to są one objęte całkowitą ulgą ZUS . Podstawy do oskładkowania nie stanowią także pozostałe posiłki, ale tylko do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika . Tutaj pojawia się problem - przecież mówimy o sytuacji, w której dania wydawane są nieodpłatnie. Jak więc ustalić ich wartość? Trzeba pamiętać, że wymiar składek oblicza się na podstawie przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych . Sięgając do przepisów podatkowych, dowiadujemy się, że powinniśmy ustalić wartość posiłków na podstawie cen rynkowych w danej miejscowości . Jeśli ustalona w ten sposób wartość posiłków pracowniczych (innych niż regeneracyjne) nie przekroczy 450 złotych, wówczas pracodawca również może skorzystać z ulgi ZUS.
Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się przydatny, a po jego przeczytaniu ulga ZUS na posiłki dla pracowników nie będzie miała dla Ciebie tajemnic. Jeśli szukasz innych porad na temat organizacji żywienia zbiorowego czy rozliczania świadczeń pracowniczych, skontaktuj się z nami - chętnie odpowiemy na nurtujące Cię pytania .
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe § 2, ust 1, pkt 11. M. Ciałkowska, Zwolnienie ze składek ZUS: bony żywieniowe, [w:] Rzeczpospolita Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe § 2, ust. 1, pkt 19. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów §3 
