Zespół SmartLunch
Zespół SmartLunch
17 maja 2021 Blog/ Poradnik HR Managera Onboarding, czyli wdrożenie pracownika. Na czym polega?

Onboarding, czyli wdrożenie pracownika. Na czym polega?

Autor: Zespół SmartLunch
Onboarding pracowników

SPIS TREŚCI

  1. {{heading.text}}

Różnica między pracownikiem wdrożonym do pracy a takim, którego onboarding nie został przeprowadzony odpowiednio, to kilkanaście tysięcy złotych*. Stać Cię?

Skąd ta kwota?

Statystyki onboardingu są nieubłagane

Pracownicy i pracowniczki, którzy zostali prawidłowo wprowadzeni do organizacji i w swoje obowiązki:

  • Rzadziej rezygnują z pracy w pierwszych miesiącach (retencja pracownicza jest wyższa),
  • Są o 70% bardziej produktywni i częściej realizują swoje cele w ciągu pierwszego roku pracy (62% vs 17% wśród tych, którzy nie mieli onboardingu),
  •  Mają lepsze samopoczucie (92% ma od samego początku wrażenie, że są ważni dla organizacji).

Spośród tych, nie mieli szczęścia i po przyjściu do pracy czekało na nich co najwyżej biurko do skręcenia, a narzędzia pracy dostali po kilku dniach:

  • 20% odejdzie w ciągu pierwszych 45 dni,
  •  Kolejnych 5% w ciągu kolejnych 10 miesięcy.
  • W efekcie po roku, co czwartą rekrutację trzeba będzie powtórzyć.

Firma straci na braku onboardingu około 1-2,5% rocznych zysków* (w zależności od ilości i poziomu stanowisk).

Onboarding wpływa też na całą organizację. W firmach, które mają ustrukturyzowany onboarding:

  • Rośnie zaangażowanie wszystkich pracowników i pracownic (o 33%1)
  • Managerowie i managerki są bardziej zadowolone (o 20%)
  • Wydajność całej organizacji jest wyższa (o 62%)

Dlaczego?

Bo nowe osoby, które szybciej się uczą tego, co mają robić i lepiej adaptują, popełniają mniej błędów i stwarzają kolegom i koleżankom mniej problemów. Łatwiej i szybciej wchodzą w grupę pracowniczą, są szybciej akceptowani i stają się członkiem zespołu, a nie wrzodem na… tkance zespołu.

No dobrze, ale …

Czym właściwie jest ten cały onboarding pracownika?

Onboarding to po polsku wdrożenie do pracy. W niektórych firmach nazywane bywa również adaptacją pracownika. W ostatnich latach słowo onboarding wypiera powoli inne pojęcia, bo jest krótsze, łatwo wpada w ucho i jest używane międzynarodowo. A jeśli w Waszej firmie mówi się nadal „wdrożenie pracownika do pracy”, to też jest OK. Oznacza to samo i jest w rodzimym języku.  

Onboarding aktywny czy pasywny? A może pro?

Proces onboardingu może być rozumiany na wiele sposobów i na wielu płaszczyznach:

Onboarding pasywny

Najprostsza forma wdrożenia pracownika lub pracownicy do firmy to przygotowanie jej stanowiska pracy, narzędzi, z jakich będzie korzystał, odzieży roboczej, dokumentów, jakie muszą być wypełnione. Innymi słowy, tego co musi pracownik czy pracownica mieć, żeby móc pracować.

Co pracownik lub pracownica zyskuje po takim onboardingu?

Wie, gdzie będzie pracowała i czym. Bazując na swojej wiedzy teoretycznej i wiedzy z rozmowy kwalifikacyjnej oraz otrzymanych narzędziach, podejrzewa już, co będzie robił i w jaki sposób.

Czuje się też bezpiecznie i wstępnie zaopiekowany (nie zapomnieli o niej, czekali, firma potrafiła się zorganizować, papiery są podpisane).

Wydaje się to oczywiste, ale w niektórych firmach zdarza się, że pracownik czy pracownica w pierwszym dniu pracy nie ma krzesła, komputera, młotka czy butów roboczych w odpowiednim rozmiarze.  Tak potraktowana osoba widzi, że w firmie panuje chaos, tumiwisizm, a jej efektywność nikogo nie obchodzi. Czy będzie wysoce zmotywowana do pracy? Pozostawimy to Waszej ocenie.

Onboarding aktywny

  • Co będzie robić,
  • Jak to będzie robić,
  • Jak będzie rozliczany z tego, co zrobił,
  • Po co to w ogóle robi?
  • Komu to, co robi, się przydaje?
  • Jaki jest cel jego pracy?
  • Co się stanie – w perspektywie całej firmy oraz jego otoczenia (kolegów i koleżanek) – jeśli nie będzie robił tego, co ma robić, dość dobrze (jaka jest waga jego pracy dla firmy i dla innych).

To również cała wiedza, która jest mu potrzebna do tego, by zadania wykonywać dobrze – czyli np. wiedza o narzędziach, systemach, produktach, instruktaż stanowiskowy czy nauka obsługi określonej maszyny.

Co pracownik lub pracownica zyskuje po takim onboardingu?

Wie, dlaczego znalazł się w firmie, po co i jaki cel i znaczenie ma jej praca. Może się zaangażować.

Z badań Gallupa wynika, że tylko połowa pracowników i pracownic wie, czego oczekuje się od nich w pracy. Efekt? Spadek zaangażowania. Wśród osób którym manager lub managerka nie pomaga ustalać priorytetów, zaangażowanych jest tylko 4% pracowników i pracownic2.

Onboarding proaktywny

Poza narzędziami, zadaniami i celami osobistymi, wprowadzamy pracownika lub pracownicę w kulturę organizacji.  

Są to wszystkie elementy związane z zasadami zachowania pracowników (oficjalnymi i nieoficjalnymi, włącznie z dress code czy tym, jak korzysta się z lodówki pracowniczej), misją firmy. Ważnym elementem są kwestie rozwoju pracownika – awansów, szkoleń, zdobywania nowych doświadczeń, możliwości, jakie daje firma. To wprowadzenie w benefity pracownicze i to, jak z nich korzystać.

Są to też zasady komunikacji i tego, jak ludzie się do siebie w firmie zwracają, jakiego języka się używa (czyli czy mówi się onboarding, czy może jednak adaptacja pracownika lub wdrożenie do pracy).

Co pracownik lub pracownica zyskuje po takim onboardingu?

Postrzega swoją pracę nie tylko jako zbiór zadań do wykonania, za który otrzymuje wynagrodzenie, ale staje się też częścią organizacji.

Chodzi między innymi to, by pracownik nie dowiedział się dopiero po kwartale, że jest w firmie taka platforma jak SmartLunch, z której może korzystać.

Onboarding społeczny / socjalny

W żadnej firmie pracownik nie żyje i nie pracuje w próżni. Ma kolegów i koleżanki. Bliskie relacje między pracownikami i pracownicami mocno wpływają na budowanie zaangażowania zespołu. Nowa osoba przychodząc do pracy, z reguły nikogo nie zna i czuje się zagubiona. Nie wie do kogo się zwrócić, kto jest kim. Jeśli jej nie pomożemy, proces asymilacji będzie dłuższy i może skończyć się niepowodzeniem.

Co pracownik lub pracownica zyskuje po takim onboardingu?

Może stać się członkiem zespołu, poczuć więź z innymi, jest szansa na zaangażowanie zespołowe.

Brak zadbania o wprowadzenie nowej osoby w relacje może zaowocować tym, że w firmie pojawią się nieformalne grupy (tzw. kliki). Jej otoczenie może też zostać ograniczone do kilku osób, przez co obraz firmy, jaki sobie stworzy, może być nieadekwatny.

Proces onboardingu krok po kroku

Dawniej wdrożenie nowych pracowników i pracownic zaczynało się w pierwszy dzień pracy. Dziś, tendencja w HR jest taka, by wdrażać nowe osoby jeszcze przed rozpoczęciem pracy – na tydzień czy nawet miesiąc przed dniem 0. W zasadzie mówi się, że onboarding zaczyna się w momencie, kiedy (jeszcze) kandydat lub kandydatka przyjmuje ofertę pracy.

Tak naprawdę, okres między akceptacją oferty pracy a pierwszym dniem pracy to preboarding.

Onboarding pracownika lub pracownicy – dobre praktyki i przykłady

Projektując działania onboardingowe sprawdź jak robią to inni, ale weź też pod uwagę specyfikę Twojej firmy.  Zupełnie inaczej wygląda onboarding w firmie produkcyjnej a inaczej zdalny onboarding w firmie softwarowej rozproszonej po całym kraju lub świecie.

Model Why, How, What

Przygotowując listę ważnych informacji dotyczących firmy i zadań nowej osoby warto skorzystać z modelu opracowanego przez Simona Sineka.

  • Najpierw wyjaśnij pracownikowi lub pracownicy, po co istnieje jego stanowisko (i dlaczego to on/ona został na nie wybrana, pokonując dziesiątki konkurentek i przechodząc najeżony trudnościami proces rekrutacyjny).
  • Potem jak wygląda proces pracy (na jego lub jej stanowisku, ale też w całej firmie),
  • A dopiero na końcu wyjaśniaj co konkretnie będzie robił/a (i co robi firma)

Ten sposób budowy komunikacji odnosi się do  emocji i zachowań osoby pracującej, jest lepiej zapamiętywany i asymilowany. Nadaje sens działaniom.

Prawidłowa priorytetyzacja

Dla wielu firm najważniejsze staje się, by pierwszego dnia pracy podpisać z pracownikiem lub pracownicą wszystkie dokumenty, wyjaśnić mu wszystkie formalne zasady działania firmy i ewentualnie już zacząć wprowadzać w zadania. W efekcie pracownik lub pracownica kończy dzień przeładowany, zmęczony i połowy rzeczy, które podpisał lub zostały mu przekazane, już nie pamięta.

Projektując program wdrożenia pracownika lub pracownicy, zastanów się, jakie informacje i kiedy są mu naprawdę potrzebne. Czy naprawdę jest sens mówienie mu/jej pierwszego dnia o wnioskach urlopowych, czy sposobach zgłoszenia urlopu na żądanie? Przecież na drugi dzień od zatrudnienia, na urlop nie pójdzie (warto jednak by od razu wiedział/a, że może zamówić lunch w SmartLunch 😉).

Plan dla pracownika

Onboarding rozpisany na 3 miesiące? Świetnie! Daj nowej osobie plan, by wiedziała, kiedy się czego spodziewać – kiedy będą jakie szkolenia, kiedy ewaluacja i kiedy wspólne wyjście z kolegami (lub zoom party).

Mierz efekty

Jak możesz wiedzieć, czy twój onboarding działa, jeśli nie mierzysz jego efektów oraz zadowolenia pracownika lub pracownicy z procesu wdrożenia?

Włączenie całej firmy

Wdrożenie do pracy nie należy tylko do działu HR (który z reguły koordynuje cały proces). To również zaangażowanie managera czy managerki, kolegów i koleżanek z pracy (z różnych działów). Im więcej osób bierze tym udział, tym szybciej i naturalniej przebiega socjalizacja i tym mocniej cała firma jest zaangażowana w sukces naszego nowego pracownika i to, by został z nami po okresie próbnym.

Nowy pracownik – jak go można wdrażać?

Metod, z których można korzystać, jest wiele:

  • Spotkania (działu HR, managera, managerki) z pracownikiem lub pracownicą,
  •  Prezentacje, nagrania video, materiały do czytania,
  •  Programy Buddy, czyli wyznaczenie opiekuna dla pracownika, pracownicy,
  • Gry interaktywne, gamifikację,
  • Naśladowanie pracy innej osoby (job-shadowing),
  • E-learning,
  • Instruktaże stanowiskowe,
  • Ankiety, testy,
  • Spotkania grupowe.

Metody warto łączyć / mieszać, by aktywizować nową osobę i stymulować jej rozwój na różne sposoby.

0 komentarz
Share via