Działający system pochwał pracowniczych - jak go skonstruować?
System pochwał pracowniczych powstał w wyniku mojej obserwacji poczynionej w trakcie wieloletniej pracy z ludźmi w kilku organizacjach.
Wniosek, z niniejszej obserwacji, był taki, że chwalenie osób, z którymi współpracujemy wcale nie jest częstym zjawiskiem. Łatwiej pracownikom, kadrze kierowniczej przychodzi wskazanie tego, co ktoś zrobił nieprawidłowo, niezgodnie z przyjętymi zasadami, niż stwierdzenie, że dobrze wykonał swoją pracę i że przyniosła ona korzyści dla firmy. Powyżej opisany tok postępowania nie wnosi niczego dobrego do organizacji, a tym bardziej nie jest oczekiwany przez pracowników. Również w organizacji, w której wdrożyłem system pochwał, docenianie nie było częste. Wręcz przeciwnie w rozmowach z pracownikami zdiagnozowałem, że właśnie dobrego słowa brakuje im najbardziej. Stwierdziłem, że również w poprzednich miejscach pracy, nie wdrożono żadnego systemu do odnotowywania pochwał, co więcej, nie został wykształcony też nawyk doceniania.
Założone rezultaty wprowadzenia systemu
Wdrażając system pochwał pracowniczych w organizacji przyjąłem, że osiągnę kilka rezultatów. Zaprezentowałem je zarządowi firmy, następnie managerom oraz pracownikom. 85% zespołu, w tym wszyscy członkowie zarządu, pozytywnie ocenili założone cele. Dla mnie było to zielone światło do dalszego działania.
Faza początkowa – wybór narzędzia
Początkowa faza projektu wiązała się z wyborem najlepszej, a zarazem najprostszej formy dla systemu. Przetestowałem kilka gotowych narzędzi, rozważałem też stworzenie własnego - z pomocą firmowych programistów. Gotowe narzędzia były skomplikowane i mogłyby zniechęcić pracowników już na etapie wdrożenia projektu. Z kolei napisanie kodu, który byłby silnikiem narzędzia, okazało się zbyt czasochłonne i kosztowne. Za najtrafniejsze rozwiązanie przyjąłem stworzenie prostego formularza, za pomocą którego każdy pracownik mógł przesłać swoją pochwałę. Z użyciem strony zewnętrznej skonstruowany został formularz - na wzór ankiety. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie przesłane pochwały mogły być gromadzone w panelu administracyjnym. Dodatkowo w panelu mogłem zweryfikować ile czasu zajmuje udzielenie jednej pochwały. Cały proces trwał zazwyczaj około 5 minut.
Prezentacja systemu pochwał wśród pracowników
System pochwał został umiejscowiony na wewnętrznej firmowej stronie internetowej, na której pracownicy mogli znaleźć niezbędne informacje dotyczące życia firmy, benefitów pozapłacowych, prowadzonych działań charytatywnych, firmowe galerie zdjęć, przydatne linki, czy formularze. Wewnętrzna strona informacyjna była regularnie odwiedzana przez większość pracowników, dlatego decyzja by na niej umieścić system pochwał pracowniczych okazała się słuszna. Na podstronie poświęconej systemowi przedstawiłem krótki opis projektu, zamieszczony został formularz do zgłaszania pochwał oraz, aktualizowany na bieżąco, ranking osób, które zostały docenione.
Udzielenie pochwały wiązało się zatem z wypełnieniem prostego formularza składającego się z następujących pól:
- imię i nazwisko osoby chwalącej,
- imię i nazwisko osoby chwalonej,
- krótka, ale merytoryczna treść pochwały,
- liczba gwiazd, jaką pracownik chce przyznać za opisaną zasługę (od 1 do 5).
Liczba zgromadzonych gwiazd (punktów) stanowiła czynnik decydujący o miejscu w ogólnofirmowym rankingu chwalonych.
Promocja systemu wśród pracowników
Początki działania systemu nie były łatwe, gdyż nie wszyscy pracownicy byli przekonani o słuszności doceniania. Pierwsza faza projektu wiązała się zatem z koniecznością wewnętrznej reklamy systemu pochwał, którą zajął się dział HR, we współpracy z działem marketingu, kierownikami poszczególnych zespołów oraz firmowym psychologiem.
System był promowany słowem mówionym i pisanym: w czasie spotkań z kierownikami i zespołami, w trakcie przerw w kuchni i pomieszczeniach socjalnych, na spotkaniach integracyjnych i szkoleniach, w newsletterze firmowym, w formie wiadomości e-mail wysyłanych na ogólnofirmową skrzynkę.
Dodatkowo, na tablicach informacyjnych w dwóch kuchniach, pomieszczeniach socjalnych, pojawiły się plakaty promujące nowy system. Ich szata graficzna była zmieniana co kwartał, by pracownicy wiedzieli, że system funkcjonuje i rozwija się. Promocja systemu pochwał była prowadzona cyklicznie (raz na 3 tygodnie, przez pierwsze pół roku, wysyłane były e-maile przypominające do wszystkich pracowników, później, gdy zaangażowanie pracowników w docenianie wzrosło - raz na półtora miesiąca).
Działanie systemu, czyli kto, kogo i za co chwalił
System pochwał pracowniczych nie miał ograniczeń, jeśli chodzi o to kto doceniał. Pochwały mogły być przyznawane zarówno przez kierowników, jak i członków zespołów, a także przez zarząd organizacji. Założyłem że doceniać powinien każdy. Kogo zatem można było chwalić? Również każdego – bez znaczenia na stanowisko docenianego pracownika.
W systemie pochwał uruchomiona została moderacja tzn. że pochwały nie były zamieszczane automatycznie na stronie. Dopiero po weryfikacji wyświetlano je w rankingu. Moderację wprowadzono po to by wyeliminować nie merytoryczne pochwały, o chociażby takiej treści jak: „Za to, że jesteś fajnym kolegą” albo „Za miłą rozmowę”. Pracownik miał możliwość poprawy niewłaściwego wpisu zgodnie ze wskazówkami przekazanymi przez moderatora.
Przy każdej pochwale doceniający mógł przyznać określoną liczbę gwiazd (między 1 a 5). Priorytet dla danej zasługi każdy nadawał samodzielnie. Uznałem, że odgórne wprowadzenie wartościowania pochwał może zmniejszyć motywację pracowników do udziału w projekcie.
Trzeba zaznaczyć, że w docenianiu pracowników z wykorzystaniem systemu pochwał z pewnością znajdzie się pewien drobny element podejścia personalnego. Nie można go całkiem wyeliminować. Natomiast istotne jest, by pochwały nie były przyznawane tylko i wyłącznie z sympatii, automatycznie, czy też były pozbawione konkretnego opisu, uzasadnienia.
Nagrody dla pracowników
Na koniec roku 3 pracowników z największą liczbą pochwał otrzymało nagrody niespodzianki. Wszystkie upominki były identyczne.
Skutki wprowadzenia systemu pochwał pracowniczych
Po roku funkcjonowania systemu stwierdziłem, że pracownicy coraz częściej zaczęli dostrzegać sytuacje zasługujące na pochwałę. Rezultaty jakie przyniosło wdrożenie opisanego systemu zaprezentowałem na schemacie Skutki wprowadzenia systemu pochwał.
Na koniec każdego roku wpisy w systemie były archiwizowane, a ranking rozpoczynał formować się od nowa wraz z rozpoczęciem kolejnego roku. Dzięki temu każdy pracownik miał szansę otrzymać nagrodę niespodziankę.
Znaczenie doceniania w codziennej pracy
Chwalenie współpracowników powinno być nawykiem wykształconym u każdego. Docenianie, nawet za drobne rzeczy, daje osobie chwalonej poczucie satysfakcji z dobrze wykonanego zadania, nakręca do dalszych działań i nawet jeśli ktoś nie daje poznać po sobie, to w środku czuje radość, zadowolenie.
W dobie kryzysu docenianie nabiera jeszcze większego znaczenia. Częstsze docenianie współpracowników za dobrze wykonane zadania stanowi szczególną formę wsparcia. Pracownicy wykonują powierzone zadania z dużo wyższym poziomem motywacji do współpracy na linii pracownik-pracownik, przełożony-pracownik, również pracując zdalnie. Chwalenie ma też bardzo duży wpływ na atmosferę w firmie, staje się ona bardziej pozytywna. Skutkuje to poprawą komunikacji wewnątrz zespołów i na poziomie globalnym w organizacji, co z pewnością jest niezwykle ważne w czasie pandemii, gdy komunikacja odbywa się głównie poprzez kanały online. Podsumowując, motywacja pracownika chwalonego jest zdecydowanie wyższa niż pracownika, który nie słyszy pochwał. Każda organizacja, która chce osiągać najwyższe rezultaty powinna przede wszystkim doceniać swoich pracowników, bo wtedy oni doceniać będą organizację-pracodawcę. Doceniajmy zatem pracowników, bo stanowią oni najważniejsze ogniwo w każdej organizacji, a chwalenie to przecież dobra rzecz!
