Ewa Kaczmarz
Ewa Kaczmarz
27 czerwca 2019 Blog/ Poradnik HR Managera Wszystko o uldze ZUS na dofinansowanie posiłków dla pracowników

Wszystko o uldze ZUS na dofinansowanie posiłków dla pracowników

Autor: Ewa Kaczmarz
Wszystko o uldze ZUS na dofinansowanie posiłków dla pracowników

SPIS TREŚCI

  1. {{heading.text}}

Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że pracodawca może zaoszczędzić, oferując pracownikom dofinansowanie do posiłków. Taką możliwość stwarza właśnie ulga ZUS na jedzenie w pracy. Okazuje się, że współfinansowane przez pracodawcę posiłki pracownicze mogą zostać zwolnione ze składek ZUS. W tym artykule wyjaśniamy m.in., w jakich przypadkach firma ma możliwość uzyskania takiej ulgi i jakie warunki należy spełnić, aby z niej skorzystać.

Benefit żywieniowy – dofinansowanie do obiadu

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1998 roku dotyczącym ustalania wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe “podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: […] wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia”1. Aby skorzystać z ulgi, należy spełnić dwa następujące warunki:

  • wysokość dofinansowania do posiłków nie może przekroczyć 190 złotych miesięcznie na pracownika,
  • pracownicy nie mają prawa do ekwiwalentu z tytułu dofinansowania.

Oznacza to, że od dofinansowanie do posiłków niższego niż 190 zł na miesiąc (dla jednego pracownika) nie trzeba odprowadzać składek ZUS. Tutaj nie ma ograniczeń co do formy zapewnianych posiłków. Mogą to być zarówno dowolne potrawy przygotowywane w kantynie na terenie firmy, jak i dania opłacane za pomocą kart lunchowych lub posiłki zamawiane na dowóz bezpośrednio do miejsca pracy, np. ze SmartLunch. Dzięki temu pracodawca może zaoferować pracownikom atrakcyjny benefit w postaci smacznego posiłku i jednocześnie zaoszczędzić.

Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: […] wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Bony dla pracowników – czy zawsze zwolnione z ZUS?

Problematyczna może okazać się sytuacja, w której pracodawca będzie chciał zaoferować posiłki w formie bonów żywieniowych. Aby wartość bonów nie stanowiła podstawy do składek, bony te muszą być realizowane jedynie w punktach i lokalach gastronomicznych lub w firmowej kantynie. Według opinii Sądu Najwyższego bony, które uprawniają pracowników do zakupu artykułów spożywczych, mogą być realizowane na terenie placówek handlowych. W świetle przepisów są one bonami towarowymi – a te nie są objęte ulgą ZUS na jedzenie2, ponieważ pracownik może za nie kupić dowolne artykuły, które niekoniecznie wykorzysta jako posiłek w pracy. Warto o tym pamiętać, by uniknąć nieprawidłowego odliczenia ulgi i nie narazić się na konieczność spłacania odsetek za zaległe składki. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy bony towarowe dla pracowników w całości finansowane są ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wówczas są one objęte ulgą ZUS. Muszą być jednak rozliczane zgodnie z regulaminem ZFŚS i powinny być przyznawane wedle kryterium socjalnego obejmującego m. in. sytuację życiową i materialną zatrudnionych osób3. Dla ułatwienia zebraliśmy informacje na temat bonów dla pracowników w tabeli poniżej.

Rodzaj bonuMożliwe miejsce realizacji bonuŹródło finansowaniaUlga ZUS
Bon żywieniowylokal gastronomiczny lub kantynaśrodki standardoweTAK
Bon towarowyplacówka handlowaśrodki standardoweNIE
Bon towarowyplacówka handlowaZFŚSTAK

Posiłki regeneracyjne – ulga ZUS a obowiązek pracodawcy

Ze składek ZUS są również zwolnione te świadczenia dla pracowników, które wynikają z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub tych wydanych przez Radę Ministrów. Jak głosi Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, pracodawca zobowiązany jest zapewnić darmowe posiłki profilaktyczne pracownikom wykonującym prace obciążone dużym wysiłkiem fizycznym (czyli takim, który powoduje wydatek energetyczny przekraczający 2000 kcal u mężczyzn i 1100 u kobiet). Posiłki regeneracyjne przysługują również osobom pracującym w trudnych warunkach – pod ziemią, podczas pracy na zewnątrz, w temperaturze niższej niż 10°C lub takiej, przy której wskaźnik obciążenia energetycznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C4. Pamiętajmy, że posiłki profilaktyczne muszą być przygotowane z odpowiednio dobranych składników, by pokrywały zapotrzebowanie na określoną ilość energii oraz substancji odżywczych – ok. 1000 kcal. Prawidłowo skomponowany posiłek regeneracyjny powinien zawierać:

  • 50-55% węglowodanów,
  • 30-35% tłuszczów,
  • 15% białek.

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki wydawane ze względów profilaktycznych.

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów

Darmowe posiłki wydawane w kantynie

Może również zdarzyć się tak, że pracodawca zapewnia pracownikom nieodpłatne posiłki w zakładowej kantynie. Jeśli część pracowników otrzymuje posiłki profilaktyczne, to są one objęte całkowitą ulgą ZUS. Podstawy do oskładkowania nie stanowią także pozostałe posiłki, ale tylko do kwoty 190 zł miesięcznie na pracownika. Tutaj pojawia się problem – przecież mówimy o sytuacji, w której dania wydawane są nieodpłatnie. Jak więc ustalić ich wartość? Trzeba pamiętać, że wymiar składek oblicza się na podstawie przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych5. Sięgając do przepisów podatkowych, dowiadujemy się, że powinniśmy ustalić wartość posiłków na podstawie cen rynkowych w danej miejscowości6. Jeśli ustalona w ten sposób wartość posiłków pracowniczych (innych niż regeneracyjne) nie przekroczy 190 złotych, wówczas pracodawca również może skorzystać z ulgi ZUS.

Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się przydatny, a po jego przeczytaniu ulga ZUS na posiłki dla pracowników nie będzie miała dla Ciebie tajemnic. Jeśli szukasz innych porad na temat organizacji żywienia zbiorowego czy rozliczania świadczeń pracowniczych, skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na nurtujące Cię pytania.

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe § 2, ust 1, pkt 11.
  2. M. Ciałkowska, Zwolnienie ze składek ZUS: bony żywieniowe, [w:] Rzeczpospolita
  3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe § 2, ust. 1, pkt 19.
  4. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów §3
  5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe § 1.
  6. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych Art. 11, ust. 2a., pkt 4.
1 komentarz
Share via