Nie tylko wydatki. Gdzie szukać oszczędności w benefitach dla pracowników?
Sprawdź, co możesz zrobić, by jeszcze lepiej zarządzać budżetem na benefity w Twojej firmie.Benefity pracownicze są obecnie z powodzeniem stosowane w wielu firmach.
Bez wątpienia mają liczne zalety - pomagają budować atrakcyjny wizerunek pracodawcy, skuteczniej rekrutować kandydatów do pracy oraz dbać o lojalność pracowników i ich motywację. Wbrew pozorom inwestycja w benefity dla pracowników wcale nie musi wiązać się tylko z kosztami, ale także ze sposobem na oszczędzanie. W tym tekście podpowiadamy, jak szukać oszczędności, wybierając benefit dla pracowników.
Kontroluj koszty - postaw na wymierność i wgląd w dane
Kluczową czynnością w oszczędzaniu jest planowanie wydatków i sumienna kontrola budżetu. Do tego niezbędny okazuje się wgląd w dane oraz monitorowanie wydanych pieniędzy na bieżąco. Dlatego rozważając wprowadzenie w firmie konkretnego benefitu, powinniśmy zastanowić się, czy będziemy mieli możliwość kontrolowania kosztów, jakie może on generować. Warto wybierać benefity, których koszty są wymierne i skalowalne, lub takie, w których wykorzystanie przez pracowników możemy stale kontrolować.
Unikaj zbędnych wydatków - płać tylko za to, co rzeczywiście wykorzystują pracownicy
Trzeba pamiętać, że nie każdy benefit, który zaoferujemy pracownikom zostanie w równym stopniu wykorzystany. Nie wszystkie osoby zatrudnione w firmie będą regularnie chodzić na opłacaną przez firmę siłownię lub w każdym miesiącu korzystać z pakietu medycznego. Niestety wiele rozwiązań dostępnych na rynku benefitów zakłada model płatności, w którym pracodawca płaci za świadczenia pracownicze z góry - niezależnie od ich wykorzystania. Przed wyborem konkretnego benefitu dobrze jest przeprowadzić solidny research i poszukać takiego programu świadczeń, w którym firma pokrywa tylko koszty dofinansowania realnie wykorzystywanego przez pracowników (tak jest w SmartLunch). W ten sposób możemy zaoszczędzić od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie.
Zwolnienie ze składek ZUS - korzystaj z ulgi na świadczenia żywieniowe
Kolejna możliwość oszczędności na świadczenia pozapłacowych wynika z przepisów prawa. Jak głosi uchwalone w 1998 roku Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwolniona ze składek ZUS jest “wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł”1. Oznacza to, że wprowadzając w firmie benefit w postaci posiłków dla pracowników, oszczędzamy na składkach.
Pieniądze tylko na pracownika - znajdź darmowy program świadczeń
Budżet przeznaczany na świadczenia dla pracowników można ograniczyć, decydując się na taki program benefitowy, który nie przewiduje płatności za samo uczestnictwo. W takim przypadku pracodawca ponosi jedynie koszty samego dofinansowania. Wówczas pieniądze, które planuje wydać na pracowników, są w całości przeznaczane tylko na nich. Oczywiście nie powinno nas dziwić, że firmy oferujące programy świadczeń też chcą w jakiś sposób zarabiać, czy nie lepiej jednak mieć poczucie, że płacimy tylko za realną wartość, jaką w ramach benefitu otrzyma pracownik?
Szerokie spektrum - szukaj oszczędności na różnych obszarach działania
Szukając oszczędności, nie powinniśmy ograniczać do suchej kalkulacji finansowej opartej na wyliczeniach i tabelkach z podstawowymi kosztami. Patrzmy szerzej - wprowadzając do firmy benefit, powinniśmy mieć świadomość, że najprawdopodobniej ktoś będzie musiał regularnie zajmować się jego obsługą i rozliczaniem. W ten sposób benefit może pochłonąć czyjąś pracę i czas, a to wartości przeliczalne na pieniądze. Wybierajmy programy świadczeń, które zawierają obsługę całego procesu. Dzięki temu nie będziemy musieli angażować dodatkowych rąk do pracy przy rozliczaniu benefitu czy delegować zbyt wielu zadań pracownikom. Tym sposobem zmniejszamy koszty wprowadzenia świadczeń pozapłacowych o koszt roboczogodzin pracowników zajmujących się obsługą benefitu.
Jak widać, istnieje wiele sposobów na to, by zminimalizować budżet przeznaczany na świadczenia pracownicze. Benefit może być opłacalną inwestycją, kluczowy okazuje się tu jednak wybór odpowiedniego rozwiązania. Być może po przeczytaniu tego tekstu pomyślałeś sobie, że niemożliwe jest znalezienie programu benefitowego, który jednocześnie zapewnia obsługę procesu, swobodny wgląd w dane i płatność tylko za wykorzystane dofinansowanie. Napisz do nas, byśmy mogli podpowiedzieć Ci, jak znaleźć taki benefit.
